SKENARIO SEORANG CRM (Customer Relationship Management)
A. Tema Skenario
Transaksi menggunakan menu Leads (new customer dan customer lama), Opportunities, Phone Loge
B. Data Perusahaan
§ Company Profile
§ Struktur Organisasi
C. Alur Skenario
Transaksi menggunakan menu Sales (Leads, Opportunities, Quotations, Sales Order) Phone Calls (Logged Calls), After Sale Services (Claims), Configurations (Quesstionnaires), Marketing (Survey).
Note: Dalam dokumentasi menggunakan sumber localhost dan imtek, namun sumber database sama (hasil backup dari server imtek sebelum server down).
1. PIC Dept. CRM meminta permintaan kepada IT Staff (System Administrator) untuk menginstal modul add on (Claims Management dan Customer Profiling).
2. CRM Officer mengambil data customer PT. KBE dan membuat customer baru (dalam simulasi customer baru Universitas Pancasila namun belum terdaftar)
3. Mulai “Create” pada menu Leads
Dalam “Internal Memo” Universitas Pancasila berencana mengajukan kontrak bisnis dengan PT. KBE untuk pembelian Laptop Lab dan team direct sales diminta menemui kepala Lab. Universitas Pancasila.
4. Berikutnya “Convert to Opportunity”. Dalam hal ini ada beberapa data yang harus diisi yaitu : Assign opportunities to (data Salesperon dan Sales team) dan Opportunities (Related Customer à Create a new customer jika belum terdaftar sebagai customer).
5. Edit target revenue dan % dalam melakukan transaksi dengan calon customer.
6. Berikutnya, klik scheduling logged calls à dalam hal ini KBE diminta untuk meeting dengan UP terkait kontrak bisnis yang ingin dijalankan.
7. Rencana hasil follow up akan dilakukan meeting. Yang diberi warna biru adalah tanggal dilakukan follow up. Sementara untuk membuat schedule meeting maka klik pada tanggal rencana diadakan meeting dan edit event summary lalu save.
8. Berikutnya dalam menu opportunities bisa melihat secara:
- Kanban view (hal ini menjelaskan sejauh apa progress dari hasil follow up terhadap customer tersebut).
- List View (Melihat semua history transaksi)
- Form view (Menjelaskan secara detail dari calon customer serta requirement customer). Dalam gambar dibawah ini, progress hasil follow up sudah dalam tahap negotiation dan jika melakukan “Convert to Quotation” maka akan otomatis menjadi won.
9. Setelah transaksi dan negosiasi selesai, maka akan diminta CRM officer harus membuat quotations
10. Quotation yang telah dibuat.
11. Setelah Quotations dibuat maka akan kita harus klik confirm sale. Sehingga berubah menjadi Sales Order. Fase selanjutnya adalah Sale to Invoice.
12. Hasil laporan akhir berupa salah satunya berupa grapik yang menjelaskan keuntungan dll.
After Sale Services (Claims), Configurations (Quesstionnaires), Marketing (Survey). Dapat diakses di sinchan-uperp10.blogspot.com
